Ajankohtaista 17.12.2021

Visit Espoo selvitti: Minkälaisia odotuksia ja tarpeita kokous- ja tapahtumajärjestäjillä on lähitulevaisuuden tilaisuuksien järjestämiseen liittyen?

Visit Espoo toteutti loka-marraskuussa 2021 kokousten, kongressien ja yritystapahtumien järjestäjille kyselyn, jossa selvitettiin millaisia tulevaisuuden tarpeita ja odotuksia organisaatioilla on erilaisten tapahtumien järjestämiseen liittyen, ja minkälaisia vaikutuksia koronapandemialla on ollut. Kyselyn tuloksilla toivotaan autettavan niin alueorganisaatiota kuin alueen kokous- ja tapahtumataloja kehittämään tuotteita ja palveluita vastaamaan entistä paremmin asiakkaiden tarpeita.

Kyselyyn vastasi yhteensä 438 henkilöä, joista yli 90 % oli pääkaupunkiseudulta ja loput muualta Suomesta. Vastaajista 47, 5 % edustaa yrityksiä, 24 % julkista sektoria, 16,4 % yhdistyksiä/järjestöjä, 10,5 % korkeakouluja tai muita oppilaitoksia. 72 % vastaajista järjestää vain kotimaisia tilaisuuksia, alle 3 % pääosin kansainvälisiä tilaisuuksia ja 25 % järjestää molempia.

Kyselyn mukaan yritystilaisuuksia tullaan järjestämään tulevaisuudessa määrällisesti lähes saman verran kuin ennen pandemiaa. Suosituimmaksi tapahtumamuodoksi tulevaisuudessa nousee face-to-face tilaisuudet, mutta hybridi- ja virtuaalitapahtumat ovat isossa roolissa myös jatkossa (Kuva 1.). Niiden järjestäminen tulee olla mahdollista ja tapahtumapaikalta odotetaan myös teknisiä valmiuksia tähän.  

 

Kuva 1. Millaisia tapahtumia vastaajat uskovat tulevaisuudessa järjestävänsä. 

 

Yli 80 % kokeekin tarvitsevansa teknistä tukea ja lähes 70 % striimauspalveluita tapahtumapaikan puolesta. Tarvetta tapahtumapaikan valmiudelle koronapassien tarkistamiseen ja/tai pikatestaamiseen ei osannut sanoa lähes 60 % vastaajista. Striimauspalveluista, teknisestä tuesta ja virtuaalielämyksistä osana virtuaali-/hybridikokousta ollaan puolestaan eniten valmiita maksamaan lisäpalveluna. (Kuvat 2. ja 3.)

 

Kuva 2. Millaista teknologiaa ja lisäpalveluita järjestäjät arvioivat tarvitsevansa tilaisuuden pitopaikalta lähitulevaisuudessa.

 

 

Kuva 3. Mistä lisäpalveluista ollaan valmiita maksamaan erikseen.

 

Virtuaaliosallistumisen hinnoittelusta on keskusteltu paljon ja lähes puolet vastaajista ei osannut sanoa, miten aikoo hinnoitella virtuaaliosallistumismahdollisuuden jatkossa suhteessa paikan päällä olevien osallistumismaksuun. Kuitenkin jopa 32 prosenttia aikoo tarjota virtuaaliosallistumisen veloituksetta.

Koronapandemia on luonnollisesti vaikuttanut tapahtumien järjestämiseen. 70 % vastaajista kertookin, että suunnitellut tilaisuudet maaliskuu 2020 – syyskuu 2021 aikavälillä ovat jääneet kokonaan toteuttamatta. Viidesosa on pystynyt järjestämään tilaisuudet virtuaali-/hybriditapahtumina ja noin 8 % kertoi siirtäneensä tilaisuuden toiseen ajankohtaan. Yleisin syy kokonaan perumiselle oli rajoitusten kiristyminen, terveysriski sekä organisaation omat sisäiset rajoitukset. Tapahtuman luonne ei ole aina myös mahdollistanut tapahtuman järjestämisestä virtuaalisena tai hybridinä. (Kuva 4.)

 

Kuva 4. Syyt tilaisuuksien perumiseen kokonaan pandemian aikana. 

 

Terveysturvallisuusasioiden uskotaan jäävän tärkeäksi osaksi tilaisuuksien järjestämistä. Erityisesti hygieniavaatimukset sekä turvavälit ja väljien kokoustilojen käyttö uskotaan jäävän käytänteeksi. Reilusti yli puolet vastaajista ei osannut sanoa, tarvitsevatko he jatkossa tapahtumapaikoilta valmiutta osallistujien koronapassien tarkistamiseen tai pikatestaukseen, mutta yksi neljäsosaa vastaajista arvioi kuitenkin koronapassin ja/tai pikatestaamisen jäävän osaksi tapahtumien järjestämistä tulevaisuudessa. (Kuva 5.)

 

Kuva 5. Mitkä terveysturvallisuuskäytänteet uskotaan jäävän tai tulevan osaksi tapahtumien järjestämistä.

 

- Kyselytutkimuksen toteuttaminen sijoittui ajanjaksoon, jossa kansalliset koronarajoitukset olivat alkaneet helpottua, kun taas analysointivaiheessa tartuntamäärät alkoivat kääntyä nousuun Omikron -virusvariantin myötä. Koronapassiin liittyvät vastaukset olisivat varmasti nyt kysyttäessä toisenlaiset. Olisi hienoa, mikäli pystymme toteuttamaan saman kyselyn olosuhteiden normalisoituessa, kommentoi projektipäällikkö Tiina Backman.

Kyselyssä kartoitettiin myös tarpeita ja odotuksia tilaisuuksien oheisohjelmissa, tärkeimpiä tekijöitä tulevaisuuden tapahtumapaikan valinnassa, tapahtumien vakuuttamiseen liittyviä asioita sekä järjestäjien käyttämiä tiedonlähteitä tapahtumasuunnittelussa.

- Tutkimuksessa kysytyt kysymykset tiedon hakuun liittyen osoittaa, että digitaaliseen löydettävyyteen tulee panostaa tulevaisuudessa entisestään. Tärkeimpinä tiedonhaun lähteinä käytetään hakukoneita ja kokoustalojen omia verkkopalveluita. Myös referenssitarinoiden hyödyntäminen osana markkinointiviestintää on syytä ottaa kokoustaloissa huomioon, sillä muiden suositukset olivat tiedon haun kolmanneksi tärkein lähde, kertoo Backman.

- Kansainvälisiä kongresseja järjestäville oli myös osa osio kyselyssä, mutta otoskoko jäi valitettavan pieneksi, joten jatkotutkimus esimerkiksi syvähaastattelun muodossa heille olisi hyödyllistä, Backman pohtii.

Kyselyn keskeiset tulokset on koottu alla olevaan esitykseen. Kyselyn laajempi raportti on julkaistu Visit Espoon Digitaalinen ostettavuus- ja löydettävyys -hankkeen -sivuilla, jonka osana kyselytutkimus toteutettiin. Hanke saa rahoituksensa Työ- ja elinkeinoministeriön Matkailuelinkeinon elpymistä edistävät kehittämishankkeet -rahoituksesta.

Esitys kyselytutkimuksen keskeisimmistä tuloksista

 

Lisätietoja kyselytutkimuksen toteuttajilta:

Tiina Backman
Projektipäällikkö
Enter Espoo Oy/ Visit Espoo
tiina.r.backman@espoo.fi
+358 (0)41 545 5515

Eveliina Anttila
Projektikoordinaattori
Enter Espoo Oy/ Visit Espoo
eveliina.anttila@espoo.fi
+358 (0)40 750 4744