Visit Espoon kokous- ja kongressipalvelut

Palvelut kokousten, kongressien ja yritystapahtumien järjestäjille

Meiltä saat maksuttomasti ideointi- ja kartoitusapua tilojen, ohjelmien, kuljetusvaihtoehtojen ja majoituksen osalta niin kokouksiin, virkistyspäiviin, yritysjuhliin kuin kansainvälisiin kongresseihin kokoon katsomatta.

Autamme sinua löytämään sopivimmat kumppanit ja alihankkijat sekä aikataulun ja tavat, miten selviytyä isostakin tapahtumaprojektista.

• apu ennakkosuunnittelussa ja tapahtuman kutsuprosessissa
• sopivan kokous- tai kongressipaikan, majoituksen ja juhlatilojen etsiminen sekä sovittaessa myös alustavat varaukset
• avainhenkilöiden/päätöksentekijöiden tutustumiskäyntien suunnittelu
• kokous- ja kongressipalvelutoimistojen puolueeton kilpailuttaminen tarvittaessa
• avustaminen oheis- ja seuralaisohjelmien ideoinnissa ja suunnittelussa
• avustaminen tapahtuman markkinoinnissa
• avustaminen alustavan budjetin laadinnassa
• neuvoja kongressiavustusten hakemiseen
• markkinointimateriaalit

Maksuttomasti käytössäsi ovat myös erilaiset Espoo -esitteet, joita voit tilata meiltä. 

Kokous Espoo -infot

Yritysten ja yhteisöjen tapahtumia järjestäville tiimeille suunnatussa infossa koko tiiminne saa kattavan kuvan Espoon kokouspalvelutarjonnasta ja uusia ideoita tulevien tapahtumien järjestämiseen.

Pidämme infoja 2-30 hengen tiimeille niin virtuaalisesti kuin face-to-face, teille sopivana ajankohtana. Infot kestävät noin tunnin.

Lue lisää JA VARAA INFO

Kokous Espoo -kierrokset

Visit Espoo järjestää pääkaupunkiseudun kokousjärjestäjille tutustumiskierroksia alueen kokous-, majoitus-, ravintola- ja elämyspalveluita tarjoaviin yrityksiin. Kierroksilla tutustutaan yleensä kolmeen eri kokouspalveluita tarjoavaan yritykseen Espoossa ja lähialueella.

Osallistujille täysin maksuttomat kierrokset tarjoavat oivan mahdollisuuden tutustua palveluihin ja saada samalla uusia ideoita tuleviin tapahtumiin. 

Tulevien tutustumiskierrosten ajankohdat sekä tallenteet aiemmilta virtuaalikierroksiltamme löytyvät täältä.

Uutiskirjeet

Visit Espoon kokousjärjestäjille suunnattu uutiskirje on oiva työkalu ja tuo säännöllisesti ajankohtaiset uutiset, uutuudet ja tapahtumaideat suoraan sähköpostiisi.

Tilaa uutiskirje

Kaupungin vieraanvaraisuus

Visit Espoon kongressivieraanvaraisuuksien haku vuodelle 2023 on päättynyt. Haku vuoden 2024 vieraanvaraisuuksiin avataan marraskuussa 2023.

Kansainväliselle tieteelliselle konferenssille on mahdollista anoa vieraanvaraisuutta Espoon kaupungilta. Vieraanvaraisuutta voi hakea esimerkiksi iltavastaanottona sisältäen kevyen ruokailun, osaksi kongressin virallista dinneriä tai vaikkapa tutustumisretkenä espoolaiseen luontoon esimerkiksi saaristoristeilyn muodossa.Vieraanvaraisuutta voi hakea myös virtuaali- ja hybridikonferenssille.

Vieraanvaraisuuteen kuuluu myös Espoon kaupungin edustajan tervehdys, "Tervetuloa Espooseen" puheenvuoro, vastaanotolla.

Hakemukset vieraanvaraisuuksista toimitetaan suoraan hakulomakkeen kautta. Hakulomakkeelle täytetään tiedot kongressin järjestäjästä, sisällöstä ja vastuullisuustyöstä, sekä toivotusta kaupungin vieraanvaraisuudesta. Lisätietoja voi kysyä: miikka.valo@espoo.fi

Kaupungin vieraanvaraisuus hakulomake

Ota yhteyttä asiantuntijoihin

Miikka Valo, Director, Convention & Tourism
Kansainväliset kongressit, urheilutapahtumat
043 824 6038
miikka.valo@espoo.fi

Riikka Laatikainen, Marketing Manager
Kokoukset ja yritystapahtumat, markkinointiviestintä
043 824 6219
riikka.laatikainen@espoo.fi

Visit Espoo on osa Espoon kaupungin markkinointiyhtiötä, Enter Espoo Oy:tä. 

Tutustu myös

TSV:n konferenssi avustukset

Tieteelliselle konferenssille on mahdollista hakea rahallista avustusta Tieteellisten seurain valtuuskunnalta (TSV). Avustusta on mahdollista saada kansainvälisten tieteellisten järjestöjen toistuviin konferensseihin, joita suomalaiset omalla vuorollaan järjestävät Suomessa. Valtionavustusta myönnetään ensisijaisesti ulkomaisten esitelmöitsijöiden matkakuluihin. Kansainvälisiä konferensseja varten voidaan lisäksi myöntää tukea tila-, sihteeristö- ja viestintäkuluihin. Lisätietoja avustuksista ja hakuajoista löytyy TSV:n sivuilta. 

Kokous- ja kongressijärjestäjän oppaat

• Finland Convention Bureaun kongressisuunnitelun opas tarjoaa neuvoja ja ohjeita kansainvälisen kongressin järjestäjälle kokouksen kutsu- ja suunnitteluvaiheeseen.
• Visit Espoo on koonnut avuksesi vinkkejä vastuullisemman tapahtuman järjestämiseen ja paikallisten palveluiden hyödyntämiseen.