Palvelut kongressi-
järjestäjälle

Visit Espoon maksuttomat palvelut kongressijärjestäjille

Teemme Visit Espoossa tiivistä yhteistyötä tiedeyhteisöjen, paikallisen matkailuelinkeinon, Espoon kaupungin ja eri viranomaisten kanssa rakentaaksemme Espoosta mahdollisimman houkuttelevan kotikaupungin kansainvälisille kongresseille. 

Tärkeä osa työtämme on maksuttomien kongressipalveluiden tarjoaminen. Autamme kongressin ennakkosuunnittelussa ja itse hakuprosessissa sekä tarjoamme markkinointiapua ja neuvomme mm. kongressiavustuksissa.

Lue alta tarkemmin palveluistamme. 

Kongressin ennakkosuunnittelu ja hakuprosessi

Meillä Visit Espoon kongressipalveluissa on pitkä kokemus kansainvälisten järjestökongressien hakemisesta ja suunnittelusta ja autamme sinua löytämään parhaat mahdolliset tilat ja yhteistyökumppanit onnistuneen kongressin toteuttamiseen Espoossa.  

”Espoossa aiemmin kongresseja järjestäneitä kollegoja kannattaa myös haastatella ja autammekin mielellämme kartoittamaan potentiaalisia haastateltavia. Tutustu mm. Espoo Ambassadoreihimme, joilla on paljon  kokemusta kongressien järjestämisestä. Toivomme, että sinäkin olet halukas jakamaan kokemuksiasi järjestäjänä tulevaisuudessa, kun uudet paikalliset isännät tarvitsevat samaa apua”, kannustaa Miikka Valo, Director, Conventions & Tourism, Visit Espoosta.

Kongressin ennakkosuunnittelun ja hakuprosessin aikaisia palveluitamme ovat: 

• Apu ennakkosuunnittelussa ja tapahtuman kutsuprosessissa ns. bid -materiaalin kasaamisessa.
• Sopivan kokous- tai kongressipaikan, majoituksen ja juhlatilojen etsiminen sekä sovittaessa myös alustavat varaukset .
• Avustaminen oheis- ja seuralaisohjelmien ideoinnissa ja suunnittelussa.
• Avustaminen alustavan budjetin laadinnassa. 
• Neuvonta kongressiavustusten hakemiseen (katso myös kohta TSV:n kongressiavustukset sivun lopusta).
• Avustaminen yritysyhteistyömallien rakentamisessa.
• Kokous- ja kongressipalvelutoimistojen (PCO) puolueeton kilpailuttaminen tarvittaessa .
  
  PCO-toimiston käyttäminen helpottaa kongressin käytännön järjestelyissä jättäen sinulle aikaa keskittyä kongressiohjelman menestyksekkääseen toteuttamiseen. Tietoa Espoossa toimivista maksullisista kongressipalvelutoimistoista löydät tämän sivun lopusta.

Tutustumisvierailujen järjestäminen 

Järjestämme mielellämme tutustumisvierailuja alueen kokoustaloihin, majoituskohteisiin ja illallispaikkoihin. Vierailuja voidaan järjestää jo siinä vaiheessa, kun pohditaan sopivia kongressin pitopaikkoja hakudokumentteja varten, tai kun kansainvälisen järjestön avainhenkilöt haluavat tutustua tiloihin haun ollessa käynnissä/myönteisen päätöksen tultua.

Visit Espoo järjestää kerran kuussa myös kaikille avoimia tutustumisvierailuja Espoon alueen kokouspalveluita tarjoaviin yrityksiin, kuten kokoushotelleihin, tapahtumataloihin ja ohjelmapalveluyrityksiin. Olet lämpimästi tervetullut mukaan myös näille kierroksille. Lue lisää tutustumiskierroksista.

Vieraanvaraisuudet

Kansainväliselle tieteelliselle konferenssille on mahdollista anoa Espoon kaupungin vieraanvaraisuutta. Osana Espoon kaupungin omistamaa markkinointiyhtiötä, Enter Espoo Oy:tä, me Visit Espoossa käsittelemme ja myönnämme vieraanvaraisuudet.

Vieraanvaraisuutta voi hakea esimerkiksi iltavastaanottona sisältäen kevyen ruokailun, osaksi kongressin virallista illallista tai vaikkapa tutustumisretkenä Espooseen, esimerkiksi saaristoristeilyn muodossa. Vieraanvaraisuuteen kuuluu myös Espoon kaupungin edustajan tervehdys vastaanotolla. 

Hakemukset vieraanvaraisuuksista toimitetaan suoraan sähköisen hakulomakkeen kautta. Hakulomakkeelle täytetään tiedot kongressin järjestäjästä, sisällöstä ja vastuullisuustyöstä, sekä toivotusta kaupungin vieraanvaraisuuden muodosta. Lisätietoja voit kysyä: miikka.valo@espoo.fi.

Hakuajat

Visit Espoon kongressivieraanvaraisuuksien haku vuodelle 2024 on päättynyt.  Päätöksistä tiedotetaan tammikuun 2024 aikana kaikille vieraanvaraisuutta hakeneille.

Vuosittain järjestetään vain yksi haku. Vuoden 2025 vieraanvaraisuuksien haku avataan loppuvuodesta 2024.

Kongressin aikana

Matkailuneuvontapiste

Meiltä on mahdollista myös pyytää matkailuneuvontapistettä itse kongressipaikalle – esimerkiksi kongressin ensimmäiseksi päiväksi tai koko kongressin ajaksi. Matkailuneuvontapisteeltä kongressiin osallistujat voivat käydä kysymässä vinkkejä paikallisista ravintoloista, nähtävyyksistä ja tekemisistä virallisen kongressiohjelman jälkeen. 

Paras tapa on kuitenkin tarjota paikallisinfoa ja vinkkejä jo ennen Espooseen saapumista. Näin voimme yhdessä houkutella osallistujia tutustumaan Espooseen ja pidentämään viipymää Suomessa. Kongressin verkkosivuille toimitamme mielellämme tällaista Espoo-materiaalia.

Delegaattitutkimus ja osallistujapalautteen keruu

Yhteistyössä kongressijärjestäjien kanssa, Visit Espoo kerää tutkimustietoa  Espoossa järjestettävistä kansainvälisistä järjestökongresseista hyödyntäen Visit Finlandin kongressiyksikön Finland Convention Bureaun delegaattikyselyä.

Kyselyn avulla kerätään tietoa osallistujien kokemuksista itse kongressista, tyytyväisyydestä Espooseen kongressikaupunkina ja Suomeen kongressimaana sekä osallistujien rahankäytöstä Suomessa. Nämä tiedot ovat erittäin tärkeitä niin meille kuin Visit Finlandille, mm. palveluiden kehittämisen näkökulmasta sekä kongressien taloudellisten vaikutusten laskemiseksi.

Mikäli olet kiinnostunut tutkimuksen toteuttamisesta omassa kongressissasi, niin olethan meihin yhteyksissä! Alta löydät myös suoran linkin tutkimuskyselyyn, jota voit vapaasti jakaa oman kongressisi osallistujille. 

Delegate survey questionnaire (microsoft.com

Voit tutustua Espoon kongresseista kerättyihin delegaattien tähän astisiin vastauksiin Finland Congress Bureaun sivuilla.

Delegaattitutkimus - Espoon raportti

Markkinointi ja materiaalit

• Kun tarvitset valokuvia tai videoita Espoosta tapahtumasi käytöön, ole yhteydessä meihin. Katso yhteystiedot Medialle sivulta. 
• Kauttamme saat Espoo -esitteet ja kartat kongressivieraille. Voit tilata niitä matkailuneuvontamme kautta.
• Ilmoittamalla kongressistasi meille, saa tapahtuma näkyvyyttä Finland Convention Bureaun kansallisessa kongressikalenterissa sekä visitespoo.fi sivuilla.
• Tapauskohtaisesti voimme sopia myös markkinointitoimenpiteistä edeltävässä kongressissa.

Tutustu myös näihin palveluihin